Microsoft Teams: Kommunizieren und zusammenarbeiten

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Mit dem erzwungenen Rückzug ins Home Office, den uns die Corona-Pandemie beschert hat, erlebt das gemeinsame virtuelle Arbeiten einen deutlichen Aufschwung. Eine viel genutzte Plattform ist Microsoft Teams, das vielfältige Möglichkeiten bietet, sich per Chat oder Telefon- und Videoanruf untereinander auszutauschen und miteinander zu arbeiten, etwa durch das Teilen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Hier kommen unsere Basic-Tipps für den Umgang mit Teams sowie Tricks für Fortgeschrittene.


Mit Microsoft Teams im Team kommunizieren 

Teams bietet im Wesentlichen zwei Wege an, um mit Personen oder einem ganzen Team zu kommunizieren – über den Chat oder über den Teamkanal. 

Chat 

Nachrichten im Chat sind nur für eine oder wenige Personen bestimmt und eignen sich für den persönlichen Austausch oder das Ad-hoc-Teilen von Dateien mit Teilnehmern, die du manuell zum Chat hinzugefügt hast. Die Nachrichten sind nur zugänglich für Personen, die du explizit eingeladen hast. Wenn du mit einer weiteren Person chatten möchtest, kannst du entweder einen neuen, leeren Chat öffnen oder den bestehenden fortführen und den bisherigen Chatverlauf teilen. 
Tipp:  Nutze Chat nur für Nachrichten, die nicht relevant für ein Team oder einen Kanal sind.

Tipps & Tricks für Microsoft Teams: Kommunizieren und zusammenarbeiten
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Teamkanal 

Wenn du Teil eines Teams bist, kannst du wie alle anderen Mitglieder auch alle Nachrichten in jedem Kanal sehen. Neue Mitglieder können durch die Chathistorie scrollen und sich auf den aktuellen Stand bringen. 
Um das Ganze übersichtlich zu halten können Nachrichten einen Titel oder Themen haben. Die Nachrichten und die jeweiligen Antworten werden in einem Thread (hierarchisch verschachtelt) angezeigt – und zwar in zeitlicher Abfolge. So findest du schnell die neuen Nachrichten und Antworten.  
Der Kanal „Allgemein“ ist für unspezifische Themen gedacht, die das gesamte Team angehen. Fach- bzw. themenspezifische Postings, Fragen etc. gehören in die jeweiligen Kanäle.
Tipp:  Achte darauf, immer im jeweiligen Thread zu antworten – außer, du hast wirklich eine neue Nachricht. 

Im Team kollaborieren 

Teams bietet die Möglichkeit, auf einfache Art Dateien zu teilen und diese gemeinsam zu bearbeiten. Das macht die Software gerade in Zeiten des Corona-Virus und des Home Office zu einem Tool für die projektbezogene Zusammenarbeit. Wieder gibt es verschiedene Wege, Dateien zu teilen und diese gemeinsam zu bearbeiten. 

Dateien teilen im Chat 

Teams bietet mehrere Möglichkeiten, Dateien zu teilen. Wenn du mit ein oder zwei Teammitgliedern chattest, kannst du ihnen direkt im Chat Dateien schicken, einfach per Drag-and-Drop oder über das Büroklammersymbol unten.  
Aber: Diese Dateien werden nur in deinem OneDrive gespeichert. Wer nicht zum Chat gehört, kann nur nach deiner Freigabe auf die Dateien zugreifen. Der Chat eignet sich also für die Kommunikation und Zusammenarbeit im kleinen Kreis.

Dateien bearbeiten 

Die Dateien eines Teamkanals findest du über „Dateien“. 
Hier kannst du Dateien öffnen sowie hoch- und herunterladen. Grundsätzlich können alle Teammitglieder gleichzeitig eine Datei bearbeiten – mit kleinen Einschränkungen, damit kein Chaos entsteht. Zum Beispiel kann eine einzelne Excel-Zelle nicht gleichzeitig von mehreren bearbeitet werden. 
Das heißt, du brauchst in den Dateinamen keine Änderungsdaten, Versionsnummern etc. unterzubringen. Und wenn nötig, kannst du auf jeden früheren Stand zugreifen, ohne dass neuere Versionen gelöscht werden. Beim Speichern der bearbeiteten Dateien wird jeweils automatisch eine Version erstellt. Um Versionierungen zu sehen, muss die Datei in SharePoint geöffnet werden: Klick auf “…“ und „In SharePoint öffnen“. 
Tipp: Mach deine Korrekturen und Ergänzungen im „Änderungsmodus“. Das hilft den Kollegen, sie besser nachzuvollziehen. 

Das war doch ganz einfach. Jetzt kannst du dich über Teams mit deinen Kolleginnen und Kollegen austauschen und zusammenarbeiten. Nächste Woche zeigen wir dir, wie du an Besprechungen teilnehmen oder Meetings organisieren kannst. Denn es geht doch nichts über den persönlichen Austausch, selbst wenn es nur über die Videoschaltung ist.


Autor Stephan Kuhn
Stephan Kuhn | Redaktion |  
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