Microsoft Teams: Besprechungen

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Trotz Home Office und Corona Kontakt zu den Kollegen, Kunden und Kindern halten: kein Problem mit Teams, das gerade beim Thema Online-Besprechungen eine seiner großen Stärken ausspielen kann. Hier kommt Teil 2 unserer Tipps & Tricks für Microsoft Teams. Wir zeigen dir hier, wie du eine Besprechung planst: über den Kalender, einen Chat oder einen Teamkanal. 


Besprechungen planen über den Kalender 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, in Teams eine Besprechung zu planen; der meistens verwendete Weg funktioniert über den Kalender: Öffne den Kalender und wähle „Neue Besprechung“ (oben rechts) und dann „Besprechung planen“ aus. Im Fenster, das dann erscheint, kannst du die Details deiner Besprechung wie den Titel bzw. das Thema eintragen, die erforderlichen Teilnehmer sowie das Datum und den Zeitpunkt der Besprechung festlegen. Bestimme, falls benötigt, für die Besprechung einen Teamkanal und einen Ort und füge Detailinfos hinzu. Wenn du alles eingegeben hast, klicke oben auf „Senden“. 
Tipp: Wenn du einen Teamkanal angegeben hast, ist die Besprechung dort als Eintrag zu finden. 

Tipps & Tricks für Microsoft Teams: Besprechung
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Besprechungen planen über den Chat 

Du kannst auch direkt aus einem Chat heraus eine Besprechung planen. Dazu klickst du auf das Kalendersymbol unterhalb des Chatverlaufs. Das Vorgehen ist anschließend das gleiche wie bei der Planung über den Kalender. 
Tipp: Alle Chatteilnehmer sind bereits als Besprechungsteilnehmer ausgewählt. 

Besprechungen planen über den Teamkanal 

Einen Großteil der Zeit verbringt man in Teams in einem seiner Teamkanäle. Und auch aus diesen kannst du mit nur wenigen Klicks direkt eine Besprechung starten. Hier gehst du allerdings etwas anders vor: Zuerst klickst du auf das Kamerasymbol unterhalb der Beiträge und kannst anschließend einen Betreff für die Besprechung eingeben und diese für den ganzen Kanal starten oder planen (Kalendersymbol unten). 
Tipp: Bei der Einladung kannst du auch Teilnehmer einladen, die nicht in deinem Teamkanal sind. 

An Besprechungen teilnehmen 

So, du weißt jetzt, wie man Besprechungen anlegt, jetzt musst du nur noch wissen, wie du an einer teilnehmen kannst. Keine Sorge: Das ist noch einfacher und zwar ebenfalls direkt aus Teams heraus. Dazu klickst du einfach auf den Link in der E-Mail-Einladung oder den Link in deinem Kalender, Kanal oder Chat. Anschließend kannst du deine Video- und Audioeinstellungen für die Besprechung vornehmen (z. B. Webcam an/aus, Mikro an/aus…). Dann klickst du auf „Jetzt teilnehmen“. 
Tipp: Über den Button “Weitere Aktionen” (dargestellt durch “…”) kannst du deinen Bildhintergrund unscharf stellen … falls du vor lauter Besprechungen im Home Office noch nicht zum Aufräumen gekommen bist. 

Tipps & Tricks für Microsoft Teams: Besprechung
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Besprechungen: Teilnahme ohne Teams-Konto 

Auch ohne Teams-Konto kannst du übrigens an einer Teams-Besprechung teilnehmen. Du kannst also externe Mitarbeiter oder Kunden zu einer Besprechung einladen. 
Dazu gibst du einfach die entsprechende E-Mail-Adresse an. Der eingeladene Teilnehmer bekommt automatisch eine E-Mail mit Anweisungen zur Teilnahme an der Besprechung. Er braucht lediglich auf den Link in der E-Mail zu klicken und seinen Namen einzugeben, dann nimmt er über seinen Browser an der Besprechung teil. Es ist weder ein Plug-in noch der Teams-Client notwendig. Fertig.

So, jetzt bist du erstmal gut aufgestellt beim Thema „Arbeiten mit Teams“. Morgen findest du hier eine kurze Aufstellung von Tipps & Tricks, die sich in der Praxis als besonders nützlich erwiesen haben, und die dir helfen, die Software noch besser und effizienter zu nutzen.


Autor Stephan Kuhn
Stephan Kuhn | Redaktion |  
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